Werkkostenregeling (WKR)

Werkkostenregeling

De werkkosten (inclusief btw) moeten in de administratie worden opgenomen als eindheffingsloon en vallen daarmee onder de vrije ruimte. Over de vergoedingen in deze vrije ruimte betaalt u geen belasting. Bij overschrijding van de vrije ruimte betaalt u belasting in de vorm van een eindheffing van 80%. Dat lijkt veel, maar in sommige gevallen is het betalen van deze eindheffing voordeliger dan wanneer een bruto-uitkering zou worden gedaan. De aangewezen vergoedingen en verstrekkingen vormen immers geen loon voor de volksverzekeringen en werknemersverzekerigen en u hoeft hierover ook geen werkgeversheffing Zvw te betalen. Bij een directeur-grootaandeelhouder (DGA) zijn in de meeste situaties geen werknemersverzekeringen verschuldigd, maar ook voor deze groep is de eindheffing veelal voordeliger als het inkomen onder de 52% heffing valt.

Gebruikelijkheidstoets

De gebruikelijkheidstoets houdt in dat de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die u aanwijst als eindheffingsloon (bijvoorbeeld door ze in uw administratie op te nemen als eindheffingsloon), niet meer dan 30% mogen afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Met ingang van 1 januari 2016 is het gebruikelijkheidscriterium aangescherpt: het aanwijzen van de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van een bepaalde omvang moet gebruikelijk zijn. Het moet dus gebruikelijk zijn dat uw werknemer vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen van een bepaalde omvang belastingvrij krijgt en dat u de loonbelasting/premie volksverzekeringen via eindheffing voor uw rekening neemt. Vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen van maximaal € 2.400 per persoon per jaar wordt in ieder geval als gebruikelijk beschouwd. De afwijking van 30% geldt niet voor dit bedrag.

Vrije ruimte

De vrije ruimte geldt per kalenderjaar. Een eventueel restant kan niet worden meegenomen naar een volgend kalenderjaar. U kunt optimaal gebruik maken van uw vrije ruimte door slim te schuiven met de vergoedingen en verstrekkingen. Zo kunt u bijvoorbeeld bij dreigende overschrijding van de vrije ruimte in plaats van een kerstborrel buiten de deur vervangen door een nieuwjaarsborrel buiten de deur. En het bedrijfsfeestje is misschien begin 2017 net zo gezellig als eind 2016. Omdat deze verstrekkingen dan in 2017 plaatsvinden, komen ze ook ten laste van de vrije ruimte in 2017. Bedenk wel dat schuiven alleen zin heeft als u ook in 2017 niet met dezelfde dreigende overschrijding van de vrije ruimte te maken krijgt.

Eindheffings- of belast loon

Alle vergoedingen en verstrekkingen die zijn aangewezen als eindheffingsbestanddeel in de vrije ruimte, moeten in de administratie opgenomen worden als eindheffingsloon. Deze vergoedingen en verstrekkingen hoeven niet meer per werknemer geregistreerd te worden. Uiterlijk op het moment van vergoeden of verstrekken dient u te bepalen of het loon wordt aangewezen als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte of dat het als loon op de loonstrook bij de werknemer moet worden belast. Vergoedingen en verstrekkingen die niet worden aangewezen, vallen buiten de vrije ruimte en vormen belast loon voor uw werknemer.

Berekenen eindheffing

U hoeft maar één keer per jaar de eventuele eindheffing als gevolg van overschrijding van de vrije ruimte te berekenen en af te dragen. Na afloop van het kalenderjaar kan de totale loonsom berekend worden en daaruit kan de vrije ruimte afgeleid worden en kan bepaald worden of deze is overschreden. Als u eindheffing moet betalen, doet u dat uiterlijk bij de aangifte over het 1e tijdvak (januari/periode 1) van het volgende kalenderjaar (2017).

U mag de eindheffing van de werkkostenregeling op concernniveau berekenen. Binnen het concern berekent u dan de vrije ruimte over het totale loon van het concern. Daardoor kan de ruimte die een van de bv’s over heeft bij de andere worden benut. Dit kan alleen bij bv’s die voor tenminste 95% eigendom zijn van het concern.

Gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen

Bepaalde vergoedingen en verstrekkingen kunnen onbelast blijven. Deze vallen buiten de vrije ruimte. Dit zijn de zogenaamde gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen, zoals reiskosten tot 19 cent per kilometer, opleidingskosten, maaltijden bij overwerk, vakliteratuur, voorzieningen op de werkplek, consumpties op de werkplek. 

Intermediaire kosten

Vergoedingen voor intermediaire kosten zijn vergoedingen voor bedragen die de werknemer meestal in opdracht en voor rekening van de werkgever voorschiet. Deze vergoedingen zijn geen loon voor de werknemer en de werkgever kan deze onbelast vergoeden. Voorbeelden van intermediaire kosten zijn kosten auto van de zaak, zoals brandstof en parkeren, kantoorbenodigdheden en externe representatiekosten.

Noodzakelijkheidscriterium

Het noodzakelijkheidscriterium houdt in dat vergoedingen en verstrekkingen die als noodzakelijk voor het uitoefenen van de functie worden geacht, niet binnen de vrije ruimte vallen. Dit geldt ook als de werknemer er privé voordeel van heeft. Als de vergoeding of verstrekking in redelijke mate noodzakelijk kan worden geacht voor het vervullen van de dienstbetrekking, is deze vrijgesteld. Er kan gedacht worden aan gereedschap, computers, tablets en mobiele communicatiemiddelen.

Vaste kostenvergoeding

Binnen de werkkostenregeling is het nog steeds mogelijk om een vaste kostenvergoeding toe te kennen aan uw werknemers. De vaste kostenvergoeding is alleen onbelast als deze bestaat uit kosten die vallen onder een gerichte vrijstelling of als intermediaire kosten zijn aan te merken. Onder de WKR bent u wel verplicht om alle vaste kostenvergoedingen te onderzoeken en te onderbouwen. Deze voorwaarde geldt alleen voor nieuwe vaste kostenvergoedingen. Voor vaste kostenvergoedingen die al bestonden voordat u de WKR ging toepassen, hoeft u niet opnieuw onderzoek te doen als de omstandigheden waarop u de vergoeding hebt gebaseerd, niet zijn veranderd. Zonder goede onderbouwing moet de gehele vergoeding belast worden bij de werknemer of als eindheffingsloon ondergebracht worden in de vrije ruimte.

Geschenken

U mag niet zomaar onbelast een geschenk aan uw werknemers verstrekken. Dat kan alleen door de waarde van de geschenken (incl. btw) aan te wijzen als eindheffingsloon en deze in de vrije ruimte onder te brengen. De waarde van geschenken aan werknemers mag als loon belast worden bij de werknemers, maar dat gebeurt in principe niet. De werknemer ziet dat belast loon logischerwijs niet graag terug op zijn salarisstrook. Als het geschenk gegeven wordt aan post-actieve werknemers (bijvoorbeeld gepensioneerden of arbeidsongeschikten), die loon uit vroegere dienstbetrekking genieten, dan is er altijd sprake van eindheffingsloon. U heeft dan als werkgever geen keuze. Deze kosten komen altijd ten laste van de vrije ruimte.

Onder de werkkostenregeling bent u niet verplicht om een geschenk in natura te geven. U mag ook een cadeaubon of een bedrag in een envelop geven. De enige voorwaarde waar u nog rekening mee hoeft te houden is de gebruikelijkheidstoets. Deze toets schrijft voor dat de uitgave niet meer dan 30% mag afwijken van soortgelijke uitgaves in uw bedrijf of branche.

De meeste werknemers zijn blij als ze aan het einde van het jaar een kerstpakket ontvangen. Toch kan het zijn dat uw werknemers de waarde van het kerstpakket liever aan een goed doel schenken. In dat geval is het verstandig om werknemers vooraf te informeren over de mogelijkheden en daarbij één of enkele goede doelen te kiezen waaraan zij de waarde van hun pakket kunnen schenken. Omdat u dan voor hen geen kerstpakket bestelt en het geld aan een goed doel schenkt, is er geen sprake van loon. U hoeft over dat bedrag geen loonheffingen af te dragen of eindheffing toe te passen.

Tip: Een geschenk voor een verjaardag, huwelijk of geboorte onder de € 25 (incl. btw) is belastingvrij. Mits het cadeau geen geld of cadeaubon is. Het betreft hier een persoonlijke attentie die een ander ook voor die gelegenheid zou kunnen geven.

Tip: Een geschenk tot maximaal een maandloon bij een 25- of 40-jarig jubileum is onbelast. De diensttijdvrijstelling geldt zowel voor een verstrekking in natura als voor een uitkering in geld die éénmaal is gedaan na het bereiken van een diensttijd van 25 of 40 jaar.

Tip: Verstrekkingen uit een personeelsvereniging zijn onder voorwaarden belastingvrij. Eén van de voorwaarden is dat tussen het moment van oprichting en het jaar waarin de uitkeringen worden gedaan (met een maximumperiode van vijf jaar) de werkgever niet meer mag hebben bijgedragen dan de werknemers.

Geschenken aan derden

Voor geschenken aan derden, zoals ingeleende uitzendkrachten, zzp’ers en zakenrelaties geldt een andere regeling.

ls u tegelijkertijd en voor dezelfde gelegenheid zowel aan werknemers als aan derden een geschenk geeft, moet de derde de waarde van het geschenk in principe tot zijn inkomen rekenen en daar inkomstenbelasting over betalen. Om dat te voorkomen mag u ervoor kiezen om de belasting voor uw rekening te nemen in de vorm van eindheffing. U betaalt 45% eindheffing als de waarde van het geschenk niet meer is dan € 136. U betaalt bij geschenken van meer dan € 136 over de hele waarde 75% eindheffing. U moet de ontvanger van het geschenk meedelen dat u eindheffing toepast. Verder moet u vastleggen wie de ontvanger van het geschenk is. Dat mag ook een niet-natuurlijk persoon zijn, bijvoorbeeld een bv.

Personeelsfeest

Bij het organiseren van een personeels-”feest”, zoals een bedrijfsfeest, kerstfeest, kerstontbijt of oudejaarsborrel zijn er twee mogelijkheden:

• u organiseert het feest op de werkplek;
• u organiseert het feest op externe locatie bij een derde.

Als het feest op de werkplek plaatsvindt, beschouwt de Belastingdienst het feest als een niet-ongebruikelijke voorziening. Dat betekent dat voor de consumpties voor de werknemers een nihilwaardering geldt. Dat geldt ook voor drankjes en versnaperingen voor de partners van de werknemers, voor werknemers van andere vestigingen, locaties of kantoren en voor werknemers van andere werkgevers, met wie u een concernregeling toepast. Als er een artiest optreedt op de werkplek, dan wordt de gage van de artiest ook op nihil gewaardeerd. De nihilwaardering geldt echter niet voor de maaltijden. Als uw werknemers tijdens het feest een maaltijd nuttigen, dan moet u het forfaitaire bedrag van € 3,25 tot het loon van de werknemer rekenen. U kunt het bedrag van € 3,25 per werknemer ook aanwijzen als eindheffingsloon in de vrije ruimte.

Het personeelsfeest op een externe locatie is loon van de werknemer. Maar u kunt dit loon ook als eindheffingsloon aanwijzen ten laste van de vrije ruimte. Een externe activiteit waarbij het zakelijk karakter overheerst en het feestelijk karakter niet meer dan bijkomstig is, is wel vrijgesteld.

Aftrek btw op personeelsvoorzieningen, giften en relatiegeschenken

De btw op uitgaven voor personeelsvoorzieningen, giften en relatiegeschenken is niet altijd aftrekbaar als voorbelasting. Dit is het gevolg van het Besluit Uitsluiting Aftrek van voorbelasting (BUA). U kunt de btw over deze uitgaven alleen aftrekken als de uitgaven per begunstigde per jaar niet meer dan € 227 (exclusief btw) zijn.

Personeelsvoorzieningen zijn faciliteiten die u aan uw personeel beschikbaar stelt, zoals huisvesting, fitness, ontspanning of loon in natura. Ook een kerstpakket of jubileumgeschenk valt hier dus onder. Voor sommige personeelsvoorzieningen geldt geen beperking van de aftrek van voorbelasting. Voor de aftrek van btw over eten en drinken voor uw personeel geldt een eigen regeling. Neem voor meer informatie hierover contact met ons op.

Geeft u goederen of diensten cadeau, of tegen een symbolisch bedrag? Bijvoorbeeld een gift aan een stichting of een relatiegeschenk? Dan kunt u de btw niet aftrekken indien:

• de ontvangers van uw geschenk, als zij het zelf zouden kopen, minder dan 30% btw kunnen aftrekken, én
• u over het drempelbedrag (€ 227 excl. btw) heengaat.